¿por qué la gente no puede hacer su trabajo en el trabajo?

Ese sentimiento de culpabilidad que tienes no es únicamente tuyo. Cuando en la oficina sientes que no das todo lo que podrías dar no estás solo. Lo compartimos muchos, me atrevería a decir que una inmensa mayoría. Los malos hábitos en el día a día hacen que para acabar un trabajo importante elijamos cualquier lugar que no sea el tiempo la oficina y cualquier tiempo que no sea el oficial de trabajo.

En este video, Jason Fried , cofundador de 37signals, nos muestra en 15 minutos todo lo peor del trabajo en oficinas, te dejo unas joyas para que veas cómo las lanza:

“Cuando le pregunto a las personas -y he estado haciéndolo durante unos 10 años- les pregunto: “¿A dónde vas cuando tienes que terminar algo?”Escucho cosas como, el porche, la terraza, la cocina. Escucho cosas como una habitación extra en la casa, el sótano, la cafetería, la biblioteca. Y después escucho cosas como en el tren, en el avión o en el auto; de camino al trabajo. Y también escucho a la gente decir:”Bueno, en realidad no importa dónde esté mientras que sea muy temprano por la mañana, o muy tarde por la noche, o el fin de semana”. Casi nunca se oye a alguien decir en la oficina. Pero las empresas gastan todo este dinero en ese lugar llamado oficina y hacen que la gente vaya allí todo el tiempo. Sin embargo, la gente no hace el trabajo en la oficina.”

“…lo que uno encuentra, si hurga un poco, encuentra que las personas van al trabajo y básicamente sustituyen su jornada laboral por una serie de momentos de trabajo. Eso es lo que sucede en la oficina. Ya no hay jornada laboral; lo que hay son momentos de trabajo.Como si la puerta de la oficina fuese una trituradora, uno entra y el día se ve reducido a pedazos, porque uno tiene 15 minutos aquí, 30 minutos allí, y luego sucede algo más que lo distrae de la tarea, y uno tiene que hacer otra cosa, después 20 minutos más y llega el almuerzo. Después hay algo más para hacer, luego uno tiene 15 minutos, y alguien lo interrumpe con una pregunta. Y sin darnos cuenta se hicieron las cinco de la tarde y uno repasa el día y se da cuenta que no terminó nada. Todos hemos pasado por esto. Quizá nos pasó ayer, o anteayer, o el día anterior a ese. Repasas el día y te dices, hoy no he terminado de hacer nada. Fui a trabajar. Me senté en mi escritorio. Usé mi costoso equipo y el software que me dijeron que usara. Asistí a las reuniones a las que me pidieron que fuese. Hice todas esas llamadas. Hice todo eso. Pero en realidad no hice nada. Sólo hice tareas. En realidad no hice un trabajo relevante.”

“….Realmente muy poca gente dispone de largos períodos de tiempo sin interrupciones en una oficina. Por eso la gente prefiere hacer el trabajo en la casa, o ir a la oficina pero hacerlo muy temprano por la mañana, o tarde por la noche cuando no hay nadie alrededor, o se quedan hasta que se van todos, o van los fines de semana, o terminan su trabajo en el avión, o terminan el trabajo en el auto, o en el tren, porque allí no hay distracciones.

Bueno, hay diferentes tipos de distracciones….”

“…me recuerda otra cosa que no funciona cuando a uno lo interrumpen, y es el sueño. Creo que el sueño y el trabajo están estrechamente relacionados. Y no es que uno pueda trabajar mientras duerme o dormir mientras trabaja. No es eso a lo que me refiero. Estoy hablando específicamente del hecho de que el sueño y el trabajo tienen fases o eventos en etapas. Dormir es una cuestión de fases o etapas;algunas personas las llaman de maneras diferentes. Hay cinco etapas y para llegar a las fases realmente profundas, a las más significativas, hay que pasar por las etapas tempranas. Y si nos interrumpen mientras estamos en las etapas tempranas, si alguien nos golpea en la cama, o si hay un sonido, o pasa algo, no lo podemos retomar donde habíamos quedado.

Si nos interrumpen y nos despertamos hay que empezar de nuevo. Así que se retrocede unas fases y se empieza de nuevo. Y lo que termina pasando -a veces uno tiene días como estos, en los que a las 8 de la mañana, o a las 7 de la mañana, o cuando nos levantemos,uno piensa, vaya, realmente no dormí muy bien…”

“Los problemas reales son lo que me gusta llamar M&Ms gerentes y reuniones (Managers&Meetings, NT) Esos son los problemas reales de las oficinas modernas. Y por esto las cosas no se terminan en el trabajo, por culpa de los M&Ms. Ahora bien, lo interesante si escuchamos todos los lugares donde la gente dice hacer su trabajo – como la casa, el auto, el avión, tarde por la noche, temprano por la mañana- es que no hay gerentes ni reuniones; hay muchas otras distracciones, pero no hay gerentes ni reuniones. Estas son las cosas que no hay en otros lugares, salvo en la oficina. Y los gerentes básicamente son personas cuyo trabajo consiste en interrumpir a la gente. Para eso, más o menos, están los gerentes; para…”

Como conclusión al vídeo hemos podido ver, aparte de la posibilidad de trabajar con un rendimiento superior cuando no se está en la oficina, nos queda otro debate. ¿por que NO gestionamos de alguna manera la productividad personal y como organización? ¿acaso NO conocemos cuales son los problemas a los que nos enfrentamos?

Insisto en que no eres tú, nos pasa a muchísimos más de los que crees. Desde MoiGoi ayudamos a organizaciones de todo tipo a diagnosticar de forma más concreta estas dificultades, estas improductividades mediante métricas que nos permitan ver una evolución clara de las mejoras que llegan tras el diagnóstico.

Esperamos tu llamada, mail, comentario, para poder ayudarte a explotar ese yacimiento que es la mejora de la productividad de todos los que trabajamos en entornos de oficinas.

Eduardo Arróniz

@Moi_Goi

http://www.moigoi.com

¿Confianza ciega?

Una de las barreras más importantes con las que nos encontramos en los procesos de implantación del trabajo flexible, es la perdida de la referencia física por parte de los responsables (jefes) de equipo de las personas que forman parte del mismo.

Si la resistencia al cambio es normal en todos nosotros, sin embargo entre los responsables de personas el pánico al desconocimiento detallado de qué labores están realizando en cada momento los componentes de su equipo es muy acusado.

¿Confianza ciega? No es necesario tanto riesgo.

Bajo la premisa de que el trabajo NO es un lugar, si no una tarea o tareas que debemos realizar, ¿por qué creemos que es necesario el control perpetuo? ¿Acaso no es suficiente con un par de indicadores de cumplimiento de plazos y calidad del trabajo realizado?

Si no se cumplen los objetivos en plazo o calidad, ¿disponemos de herramientas de diagnóstico como para conocer la causa de esos incumplimientos?

¿A que dedicamos nuestro tiempo? ¿Qué diferencias de dedicación , formación y/o habilidades existen entre personas de puestos equivalentes con resultados dispares?

Desde MoiGoi disponemos de Workmeter como herramienta de recopilación de datos para el diagnostico y seguimiento de las correcciones llevadas a cabo para abordar las desviaciones.

El objetivo final debe ser que los esfuerzos de las personas estén alineados con los objetivos de la organización a la que pertenecen, y debemos conocer si esto es así realmente.

La implementación de métricas derivadas de la recolección de datos ademas de diagnosticar ineficiencias de todo tipo, nos permitirá que los responsables de equipo dediquen su precioso tiempo a labores de mayor valor añadido que el seguimiento minuto a minuto de las personas.

Desde MoiGoi creemos que debemos tener indicadores de seguimiento de actividad laboral y herramientas sencillas para poder obtenerlos, para que nos permitan implementar las acciones de mejora continua con horizontes conocidos y objetivos medibles. Workmeter nos ayuda a ello de forma muy importante. Consultanos la posibilidad de obtener una sencilla prueba de uso y conocer sus posibilidades de forma gratuita.

Hay que recordar la necesidad de implantar estas dinámicas de forma controlada, acometiendo cada paso con coherencia y conocimiento. Divulgar para conocer, formar en los nuevos hábitos laborales, formación a trabajadores de todo rango y condición…

Recuerda:

“Lo que no se define no se puede medir, lo que no se mide no se puede mejorar, y lo que no se mejora empeora irremediablemente”
William Thomson

 

 

@moi_goi

Más flexibilidad = Menos rotación. El coste de reemplazo de una persona.

¿Cuanto nos cuesta reemplazar una persona en nuestra organización? ¿Has tenido en cuenta todos los aspectos que afectan a este coste?

Uno de los aspectos fundamentales que deriva de la implantación del trabajo flexible es la motivación y fidelización del personal. Las consecuencias positivas para la persona que se ve afectada por esta modalidad de trabajo, repercuten de forma muy positiva en la organización a través de la reducción de la rotación de las personas implicadas.

Muchas veces vemos la rotación de las personas en las organizaciones como un tema sobre el cual no podemos influir, pero el ambiente y las condiciones laborales, mejoran de forma sustancial el ratio de rotación.

El coste que tiene la sustitución de una persona en es un elemento de una magnitud suficientemente importante como para tener en cuenta motivar y gestionar a nuestro colectivo. Vamos a ver un pequeño detalle detalle de los costes de reemplazo:

Costes directos:

1.- Costes de reclutamiento y selección: Anuncios, subcontratación del proceso, tiempo dedicado internamente…

2.- Costes de alta en la organización: administrativos y con la administración, revision médica…

3.- Costos de integración: plan de formación, plan de acogida…

4.- Costo de desvinculación: Indemnizaciones, baja administrativa, anticipo de pagos de derechos adquiridos…

 

Costos secundarios:

1.- Pérdida de producción: causada por el vació dejado por el empleado mientras no es substituido, inseguridad inicial del nuevo empleado y su interferencia en el trabajo de los compañeros.

2.- Reflejos en el área de influencia : Imagen, comentarios, etc de la persona saliente y de la entrante y su influencia sobre el resto del colectivo en su sentido mas amplio. Esto incluye clientes y proveedores.

3.- Costo de trabajo extra: Gastos de horas extras necesarias para cubrir el vació o la falta de productividad de la persona entrante. Tiempo adicional de ineficiencia del nuevo empleado, y el tiempo de supervisión de su responsable.

4.- Costo de operaciones extra: Crecimiento de errores, y problemas de calidad por la inexperiencia del  empleado incorporado.

5.- Perdidas en los negocios:

La imagen de  la empresa pueden sufrir merma por el deterioro en cuanto a calidad de los productos ya comentada. Esta imagen también puede sufrir si la rotación es alta y nuestros partners no tienen interlocutores estables.

Los datos que figuran en un profundo estudio de WorldatWork, (Work-life Effectiveness: Bottom Line Strategies for Today’s Workplace, Karol Rose, WorldatWork, 2006) nos muestran que el proceso de sustitución de una persona, incluyendo los costes directos e indirectos, van desde un 75% para empleos poco cualificados hasta un 200% para altos directivos del coste anual de esos perfiles.

¿Nos podemos permitir una alta rotación en nuestras organizaciones?

Un saludo.

@Moi_Goi