Amortizar las reuniones. ¿Misión Imposible?

Análisis simplista de las reuniones. Coste/Beneficio

Cuando vemos los números reales del coste de una reunión, parece imposible creer que en esa reunión se haya generado suficiente valor como para justificarla.

costo-beneficios

Parece poco, pero hay muchas, largas y poco productivas. Te planteo un reto. Usa Meeting-ticker o Meeting-Clock como curiosidad acerca de la valoración de este coste. Te aseguro que pasarás de la curiosidad a escandalizarte en pocas reuniones.

 

Métodos sencillos para mejorar la productividad de las reuniones:

  • Anulando aquellas que nos genere la más mínima duda.
  • Reduciendo el número de participantes a los necesarios imprescindibles.
  • Reduciendo su duración.
  • Plasmando los resultados de la reunión en compromisos claros y medibles que justifiquen la reunión. Que amorticen su coste , aunque sea a medio plazo.

También te puedes levantar e irte sin tener que estar enfadado por nada más que el coste que está teniendo la misma y los resultados obtenidos. Coméntalo y listo.

Y lo más importante, incluye el coste de la reunión en el acta de la misma. Incluso si la has convocado tú. En la cabecera, que se sepa.

Un par o tres de ejemplos simplificando mucho, sin analizar desplazamientos a las reuniones, valor de lo que se deja de hacer por ir a una reunión no productiva:

A.- Reunión de director de administración con 3 colaboradores para seguimiento de tareas previamente comprometidas. Duración: 1,5 h

Coste director: 1,5 x 40 €/h = 60 €

Coste de los técnicos: 3 x 1,5 x 25 €/h = 112,5 €

Coste total 172,5 €

B.- Reunión diaria de producción para planificar prioridades, analizar temas de calidad que han surgido, etc. Encargado de sección con 15 operarios. Duración: 20 min

Coste encargado: 0,33 x 25 €/h = 8,25 €

Coste de los técnicos: 15 x 0,33 x 20 €/h = 99 €

Coste total diario: 107,25 €

Coste año por sección: 20.000 €. ¿No hay otra manera de informar de prioridades? ¿no se pueden abordar los aspectos de calidad solo con los operarios implicados en ese proceso?

C.- Consejo de dirección mensual: Gerente y 5 directores. Duración: 3,5 horas.

Coste Gerente: 3,5 x 55 €/h = 192,5 €

Coste de los directores: 5 x 3,5 x 40 €/h = 700 €

Coste total mensual: 892,5 €

 

Decidir sin Información. Acertar por casualidad.

La necesidad de gestionar los entornos de oficinas, mal llamados por algunos entornos no productivos, y su productividad se ha convertido ya en una necesidad de tal importancia que sin lugar a dudas se va a revelar como el próximo gran ámbito de mejora a abordar en nuestras organizaciones.

Cuatro reflexiones:

AcertarPrimera: La cuenta de explotación de muchas de nuestras organizaciones refleja como uno de los epígrafes más importantes los gastos de personal de estructura. Un gasto fijo. Hace ya tiempo que decidimos dedicarnos a potenciar la zona de mayor valor añadido debido a la posibilidad/necesidad de producir en lugares mas baratos. Si, por otro lado, tu organización da un servicio a tus clientes los gastos de personal pueden suponer por encima del 80% de tus gastos.

Segundo: No hemos aplicado ningún sistema de gestión de los que hemos utilizado para la producción de bienes con bastante éxito a los procesos “del conocimiento”. Nos hemos quedado en el mero cumplimiento de objetivos de las personas y de los equipos, sin gestionar en muchos casos con que grado de eficiencia se realizan las tareas que llevan a esos objetivos.

Tercero: Los procesos no son suficiente. La definición y seguimiento de los procesos dentro de la organización nos garantizan unos niveles de calidad y trazabilidad que hemos definidos como suficientes. Sin embargo, la eficiencia de las personas que participamos en esos procesos, el tiempo que dedicamos a cada tarea, queda en un segundo plano al que no llegamos o no queremos llegar. La dificultad de la medición es la excusa perfecta para no abordarlo.

Cuarto: Con una métrica sencilla de implementar, es de suponer que se abordarían planes de mejora, porque podríamos ver la evolución de los indicadores. Nosotros mismos seriamos más celosos de nuestro tiempo y a qué lo dedicamos, evitando interruptores. Nuestra apuesta de métrica la aporta WorkMeter, con más de 15.000 usuarios de parque instalado en 17 países.

El conocimiento de la gestión del tiempo que realizamos cada día, nos ayuda a determinar las tareas que aportan valor y las que no. Por otra parte,  los desperdicios, en este caso de tiempo serán un indicador clave para la mejora y un elemento fundamental en la toma de decisiones con un criterio objetivo, y no guiados por las sensaciones.

No podemos permitirnos el lujo de acertar por casualidad, sobre todo si tenemos una alternativa: la información.

En MoiGoi, proponemos a cada organización acciones concretas para la mejora de la productividad de las personas que trabajamos en oficinas. Océanos azules sin explotar.

Eduardo

earroniz@moigoi.com

@moi_goi