Los interruptores, esos grandes conocidos. (I)

Si eres una de esas personas a los que no interrumpe nada ni nadie mientras intentas trabajar centrado en tus tareas y objetivos, ya puedes dejar de leer.

Así me gusta ….. uno de los nuestros.

Lo primero comentar algo acerca de la medición de la productividad.

Mientras la productividad a nivel macroeconómico se siga midiendo en PIB por numero de trabajadores, es muy complicado conocer de forma cierta si estamos haciendo las cosas bien, de manera eficiente, o solamente estamos cubriendo nuestras propias ineficiencias con horas infinitas trabajadas.

Te interrumpen

El planteamiento más acertado sería PIB por hora trabajada, y sólo entonces podríamos avanzar en la mejora de esa productividad y la gestión del tiempo en el puesto de trabajo.

La importancia de conocer y sobre todo reconocer cuanto tiempo dedicamos a actividades “no productivas” nos va a generar una base de referencia sobre la que mejorar. Ya sabemos que lo que no medimos no lo podemos mejorar.

Por otro lado, una de las principales causas del “tiempo mal invertido” es la falta de concentración en el puesto de trabajo. La verdad es que tampoco hacemos demasiados esfuerzos por buscar algo de concentración. Estamos permanentemente sometidos a estímulos e interrupciones como para mantener la concentración mas allá de un par de minutos.

La imagen que nos acompaña en esta entrada esta compuesta por una batería de “interruptores” habituales en nuestro día a día. No están todos los que son, pero todos los que están son buenos “interruptores”. Todo ello nos frena en seco la labor que estamos realizando para saltar a otra actividad sin terminar la primera. Se puede apreciar que tenemos ciber “interruptores” pero también human “interruptores”. ¿Los utilizas todos? ¿Continuamente?¿Los avisos del mail te atraen de manera que no los puedes evitar? Mal y además perfectamente evitable. ¿no lo crees?

Nos queda pendiente reconocer a cada uno de nosotros los malos hábitos personales en organización de nuestro tiempo. Además en este aspecto la falta de formación es bastante notable. La eficiencia del tiempo bien utilizado produce además un efecto desestresante en las personas que redundará en el beneficio de la organización a todos los niveles.

Si supiésemos cuantas horas se nos escapan por todas esas ineficiencias, es muy probable que fuésemos capaces de realizar nuestro trabajo con una mayor calidad y con menos tensión en los plazos.

Desde MoiGoi te podemos proponer mejoras de la productividad, que podremos basar en la medición del tiempo dedicado a actividades no productivas con Workmeter, de modo que sepamos donde concentrar nuestros esfuerzos.

Ademas te podemos invitar a probar Workmeter y validar la herramienta de medición  que nos ayudará a evaluar esas desviaciones en las cuales quizás no hayamos abordado de forma profesional, y de paso tambien conocer el efecto que pueden tener las acciones llevadas a cabo para su mejora.

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¿Eres multitarea? Dile adiós a tu productividad.

¿Cuanto crees que puede afectar a tu productividad el hecho de que cambies continuamente de actividad? Hasta un 40% de la esa productividad se nos va de las manos por no centrar las tareas cuando las estamos realizando.

Multitarea

Multitarea

La verdad es que todos los aspectos que suelo reflejar en los post son relativos a la mejora de la productividad, y la poca gestión que estamos realizando sobre este tema los que trabajamos en entornos de oficinas, pero de vez en cuando me gusta acometer auténticos filones de tiempo que se nos escapan cada día. Horas y días perdidos por no hacer mejor las cosas. Di no a la multitarea.

La realidad es que cuando se nos pregunta,  sí mencionamos a las interrupciones como una causa de perdidas de tiempo importantes. Se valora el tiempo que tardamos en centrarnos en un tema de nuevo y otros parámetros similares.

Sin embargo, pocos reconocemos que la mayor parte de las interrupciones que sufrimos las realizamos nosotros mismos. Si, así es, normalmente estamos haciendo varias a la vez, tenemos abiertas varias aplicaciones simultáneamente y eso nos hace ir de una a otra sin que estemos realmente centrados en un tema.

No voy a entrar enen debate acerca de la calidad del trabajo realizado de este modo.

Como dato, uno de los indicadores que más me impacto en el uso de workmeter es el TMA, el Tiempo Medio por Aplicación. Cuando después de un análisis de semanas ves que tu TMA no llega al minuto ni de lejos, sabes que algo va muy mal en tu jornada de trabajo habitual. Si lo quieres ver en positivo, se puede mejorar muchísimo.

Las causas de esa multitarea engañosa pueden ser variadas; entorno no apto para trabajo concentrado, poca organización personal, etc. Pero el resultado es una productividad muy limitada en el puesto de trabajo.

La mejora en los hábitos de trabajo y en los entornos físicos en los que los realizamos, nos deben permitir reducir esa improductividad y hacer mas con menos esfuerzo.

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Eduardo.

La fotografia es de Jon Sullivan

 

 

 

 

¿Confianza ciega?

Una de las barreras más importantes con las que nos encontramos en los procesos de implantación del trabajo flexible, es la perdida de la referencia física por parte de los responsables (jefes) de equipo de las personas que forman parte del mismo.

Si la resistencia al cambio es normal en todos nosotros, sin embargo entre los responsables de personas el pánico al desconocimiento detallado de qué labores están realizando en cada momento los componentes de su equipo es muy acusado.

¿Confianza ciega? No es necesario tanto riesgo.

Bajo la premisa de que el trabajo NO es un lugar, si no una tarea o tareas que debemos realizar, ¿por qué creemos que es necesario el control perpetuo? ¿Acaso no es suficiente con un par de indicadores de cumplimiento de plazos y calidad del trabajo realizado?

Si no se cumplen los objetivos en plazo o calidad, ¿disponemos de herramientas de diagnóstico como para conocer la causa de esos incumplimientos?

¿A que dedicamos nuestro tiempo? ¿Qué diferencias de dedicación , formación y/o habilidades existen entre personas de puestos equivalentes con resultados dispares?

Desde MoiGoi disponemos de Workmeter como herramienta de recopilación de datos para el diagnostico y seguimiento de las correcciones llevadas a cabo para abordar las desviaciones.

El objetivo final debe ser que los esfuerzos de las personas estén alineados con los objetivos de la organización a la que pertenecen, y debemos conocer si esto es así realmente.

La implementación de métricas derivadas de la recolección de datos ademas de diagnosticar ineficiencias de todo tipo, nos permitirá que los responsables de equipo dediquen su precioso tiempo a labores de mayor valor añadido que el seguimiento minuto a minuto de las personas.

Desde MoiGoi creemos que debemos tener indicadores de seguimiento de actividad laboral y herramientas sencillas para poder obtenerlos, para que nos permitan implementar las acciones de mejora continua con horizontes conocidos y objetivos medibles. Workmeter nos ayuda a ello de forma muy importante. Consultanos la posibilidad de obtener una sencilla prueba de uso y conocer sus posibilidades de forma gratuita.

Hay que recordar la necesidad de implantar estas dinámicas de forma controlada, acometiendo cada paso con coherencia y conocimiento. Divulgar para conocer, formar en los nuevos hábitos laborales, formación a trabajadores de todo rango y condición…

Recuerda:

“Lo que no se define no se puede medir, lo que no se mide no se puede mejorar, y lo que no se mejora empeora irremediablemente”
William Thomson

 

 

@moi_goi

¿MoiGoi?

MoiGoi pretende ser un lugar en el que se presenten reflexiones de todo tipo que ayuden a  debatir sobre la productividad de las personas que trabajamos en entornos de oficinas.


Divulgaremos documentación y opiniones acerca de la improductividad, del aprovechamiento eficaz del tiempo, del teletrabajo, del entorno de trabajo, etc.

Esperamos que sea de vuestro interés y que participéis de forma activa con vuestros comentarios.

 

El equipo de MoiGoi