¿por qué la gente no puede hacer su trabajo en el trabajo?

Ese sentimiento de culpabilidad que tienes no es únicamente tuyo. Cuando en la oficina sientes que no das todo lo que podrías dar no estás solo. Lo compartimos muchos, me atrevería a decir que una inmensa mayoría. Los malos hábitos en el día a día hacen que para acabar un trabajo importante elijamos cualquier lugar que no sea el tiempo la oficina y cualquier tiempo que no sea el oficial de trabajo.

En este video, Jason Fried , cofundador de 37signals, nos muestra en 15 minutos todo lo peor del trabajo en oficinas, te dejo unas joyas para que veas cómo las lanza:

“Cuando le pregunto a las personas -y he estado haciéndolo durante unos 10 años- les pregunto: “¿A dónde vas cuando tienes que terminar algo?”Escucho cosas como, el porche, la terraza, la cocina. Escucho cosas como una habitación extra en la casa, el sótano, la cafetería, la biblioteca. Y después escucho cosas como en el tren, en el avión o en el auto; de camino al trabajo. Y también escucho a la gente decir:”Bueno, en realidad no importa dónde esté mientras que sea muy temprano por la mañana, o muy tarde por la noche, o el fin de semana”. Casi nunca se oye a alguien decir en la oficina. Pero las empresas gastan todo este dinero en ese lugar llamado oficina y hacen que la gente vaya allí todo el tiempo. Sin embargo, la gente no hace el trabajo en la oficina.”

“…lo que uno encuentra, si hurga un poco, encuentra que las personas van al trabajo y básicamente sustituyen su jornada laboral por una serie de momentos de trabajo. Eso es lo que sucede en la oficina. Ya no hay jornada laboral; lo que hay son momentos de trabajo.Como si la puerta de la oficina fuese una trituradora, uno entra y el día se ve reducido a pedazos, porque uno tiene 15 minutos aquí, 30 minutos allí, y luego sucede algo más que lo distrae de la tarea, y uno tiene que hacer otra cosa, después 20 minutos más y llega el almuerzo. Después hay algo más para hacer, luego uno tiene 15 minutos, y alguien lo interrumpe con una pregunta. Y sin darnos cuenta se hicieron las cinco de la tarde y uno repasa el día y se da cuenta que no terminó nada. Todos hemos pasado por esto. Quizá nos pasó ayer, o anteayer, o el día anterior a ese. Repasas el día y te dices, hoy no he terminado de hacer nada. Fui a trabajar. Me senté en mi escritorio. Usé mi costoso equipo y el software que me dijeron que usara. Asistí a las reuniones a las que me pidieron que fuese. Hice todas esas llamadas. Hice todo eso. Pero en realidad no hice nada. Sólo hice tareas. En realidad no hice un trabajo relevante.”

“….Realmente muy poca gente dispone de largos períodos de tiempo sin interrupciones en una oficina. Por eso la gente prefiere hacer el trabajo en la casa, o ir a la oficina pero hacerlo muy temprano por la mañana, o tarde por la noche cuando no hay nadie alrededor, o se quedan hasta que se van todos, o van los fines de semana, o terminan su trabajo en el avión, o terminan el trabajo en el auto, o en el tren, porque allí no hay distracciones.

Bueno, hay diferentes tipos de distracciones….”

“…me recuerda otra cosa que no funciona cuando a uno lo interrumpen, y es el sueño. Creo que el sueño y el trabajo están estrechamente relacionados. Y no es que uno pueda trabajar mientras duerme o dormir mientras trabaja. No es eso a lo que me refiero. Estoy hablando específicamente del hecho de que el sueño y el trabajo tienen fases o eventos en etapas. Dormir es una cuestión de fases o etapas;algunas personas las llaman de maneras diferentes. Hay cinco etapas y para llegar a las fases realmente profundas, a las más significativas, hay que pasar por las etapas tempranas. Y si nos interrumpen mientras estamos en las etapas tempranas, si alguien nos golpea en la cama, o si hay un sonido, o pasa algo, no lo podemos retomar donde habíamos quedado.

Si nos interrumpen y nos despertamos hay que empezar de nuevo. Así que se retrocede unas fases y se empieza de nuevo. Y lo que termina pasando -a veces uno tiene días como estos, en los que a las 8 de la mañana, o a las 7 de la mañana, o cuando nos levantemos,uno piensa, vaya, realmente no dormí muy bien…”

“Los problemas reales son lo que me gusta llamar M&Ms gerentes y reuniones (Managers&Meetings, NT) Esos son los problemas reales de las oficinas modernas. Y por esto las cosas no se terminan en el trabajo, por culpa de los M&Ms. Ahora bien, lo interesante si escuchamos todos los lugares donde la gente dice hacer su trabajo – como la casa, el auto, el avión, tarde por la noche, temprano por la mañana- es que no hay gerentes ni reuniones; hay muchas otras distracciones, pero no hay gerentes ni reuniones. Estas son las cosas que no hay en otros lugares, salvo en la oficina. Y los gerentes básicamente son personas cuyo trabajo consiste en interrumpir a la gente. Para eso, más o menos, están los gerentes; para…”

Como conclusión al vídeo hemos podido ver, aparte de la posibilidad de trabajar con un rendimiento superior cuando no se está en la oficina, nos queda otro debate. ¿por que NO gestionamos de alguna manera la productividad personal y como organización? ¿acaso NO conocemos cuales son los problemas a los que nos enfrentamos?

Insisto en que no eres tú, nos pasa a muchísimos más de los que crees. Desde MoiGoi ayudamos a organizaciones de todo tipo a diagnosticar de forma más concreta estas dificultades, estas improductividades mediante métricas que nos permitan ver una evolución clara de las mejoras que llegan tras el diagnóstico.

Esperamos tu llamada, mail, comentario, para poder ayudarte a explotar ese yacimiento que es la mejora de la productividad de todos los que trabajamos en entornos de oficinas.

Eduardo Arróniz

@Moi_Goi

http://www.moigoi.com

Decidir sin Información. Acertar por casualidad.

La necesidad de gestionar los entornos de oficinas, mal llamados por algunos entornos no productivos, y su productividad se ha convertido ya en una necesidad de tal importancia que sin lugar a dudas se va a revelar como el próximo gran ámbito de mejora a abordar en nuestras organizaciones.

Cuatro reflexiones:

AcertarPrimera: La cuenta de explotación de muchas de nuestras organizaciones refleja como uno de los epígrafes más importantes los gastos de personal de estructura. Un gasto fijo. Hace ya tiempo que decidimos dedicarnos a potenciar la zona de mayor valor añadido debido a la posibilidad/necesidad de producir en lugares mas baratos. Si, por otro lado, tu organización da un servicio a tus clientes los gastos de personal pueden suponer por encima del 80% de tus gastos.

Segundo: No hemos aplicado ningún sistema de gestión de los que hemos utilizado para la producción de bienes con bastante éxito a los procesos “del conocimiento”. Nos hemos quedado en el mero cumplimiento de objetivos de las personas y de los equipos, sin gestionar en muchos casos con que grado de eficiencia se realizan las tareas que llevan a esos objetivos.

Tercero: Los procesos no son suficiente. La definición y seguimiento de los procesos dentro de la organización nos garantizan unos niveles de calidad y trazabilidad que hemos definidos como suficientes. Sin embargo, la eficiencia de las personas que participamos en esos procesos, el tiempo que dedicamos a cada tarea, queda en un segundo plano al que no llegamos o no queremos llegar. La dificultad de la medición es la excusa perfecta para no abordarlo.

Cuarto: Con una métrica sencilla de implementar, es de suponer que se abordarían planes de mejora, porque podríamos ver la evolución de los indicadores. Nosotros mismos seriamos más celosos de nuestro tiempo y a qué lo dedicamos, evitando interruptores. Nuestra apuesta de métrica la aporta WorkMeter, con más de 15.000 usuarios de parque instalado en 17 países.

El conocimiento de la gestión del tiempo que realizamos cada día, nos ayuda a determinar las tareas que aportan valor y las que no. Por otra parte,  los desperdicios, en este caso de tiempo serán un indicador clave para la mejora y un elemento fundamental en la toma de decisiones con un criterio objetivo, y no guiados por las sensaciones.

No podemos permitirnos el lujo de acertar por casualidad, sobre todo si tenemos una alternativa: la información.

En MoiGoi, proponemos a cada organización acciones concretas para la mejora de la productividad de las personas que trabajamos en oficinas. Océanos azules sin explotar.

Eduardo

earroniz@moigoi.com

@moi_goi