Amortizar las reuniones. ¿Misión Imposible?

Análisis simplista de las reuniones. Coste/Beneficio

Cuando vemos los números reales del coste de una reunión, parece imposible creer que en esa reunión se haya generado suficiente valor como para justificarla.

costo-beneficios

Parece poco, pero hay muchas, largas y poco productivas. Te planteo un reto. Usa Meeting-ticker o Meeting-Clock como curiosidad acerca de la valoración de este coste. Te aseguro que pasarás de la curiosidad a escandalizarte en pocas reuniones.

 

Métodos sencillos para mejorar la productividad de las reuniones:

  • Anulando aquellas que nos genere la más mínima duda.
  • Reduciendo el número de participantes a los necesarios imprescindibles.
  • Reduciendo su duración.
  • Plasmando los resultados de la reunión en compromisos claros y medibles que justifiquen la reunión. Que amorticen su coste , aunque sea a medio plazo.

También te puedes levantar e irte sin tener que estar enfadado por nada más que el coste que está teniendo la misma y los resultados obtenidos. Coméntalo y listo.

Y lo más importante, incluye el coste de la reunión en el acta de la misma. Incluso si la has convocado tú. En la cabecera, que se sepa.

Un par o tres de ejemplos simplificando mucho, sin analizar desplazamientos a las reuniones, valor de lo que se deja de hacer por ir a una reunión no productiva:

A.- Reunión de director de administración con 3 colaboradores para seguimiento de tareas previamente comprometidas. Duración: 1,5 h

Coste director: 1,5 x 40 €/h = 60 €

Coste de los técnicos: 3 x 1,5 x 25 €/h = 112,5 €

Coste total 172,5 €

B.- Reunión diaria de producción para planificar prioridades, analizar temas de calidad que han surgido, etc. Encargado de sección con 15 operarios. Duración: 20 min

Coste encargado: 0,33 x 25 €/h = 8,25 €

Coste de los técnicos: 15 x 0,33 x 20 €/h = 99 €

Coste total diario: 107,25 €

Coste año por sección: 20.000 €. ¿No hay otra manera de informar de prioridades? ¿no se pueden abordar los aspectos de calidad solo con los operarios implicados en ese proceso?

C.- Consejo de dirección mensual: Gerente y 5 directores. Duración: 3,5 horas.

Coste Gerente: 3,5 x 55 €/h = 192,5 €

Coste de los directores: 5 x 3,5 x 40 €/h = 700 €

Coste total mensual: 892,5 €